webセミナーシステムを利用するメリットとは?

webセミナーシステムを利用することによる大きなメリットとして挙げられるのは、準備の簡略化です。

従来行われてきた貸し会議室などを利用したセミナーでは、会場の手配など様々な準備が必要でした。しかし、そうした多くの準備が、webセミナーを利用することによって不要になります。

また準備の手間が減るということは、色々なコストカットにも繋がります。例えばどこか会場を借りてセミナーを開催する場合は、会場をおさえる手間だけではなく、会場を借りる費用も必要です。webセミナーを利用して会場を借りずに開催した場合は、そうした費用は一切かかりません。

また、会場をおさえてオフラインでセミナーを行う場合、複数箇所でセミナーを行おうとすると多くの手間がかかります。複数の会場の予約などの準備もそうですが、セミナーに登壇する担当者の交通費といった予算的なコストや、移動時間などの時間的なコストも考えなくてはいけません。

オンラインで行うwebセミナーであれば、一度の開催で全国のどこにいる人でもセミナーに参加することができ、担当者が様々な土地に足を伸ばす必要がなくなります。

このように、オフラインで行おうとすると考慮する必要が出てくる様々な手間を省略できることは、webセミナーの大きなメリットと言えるでしょう。

 

会場を利用したオフラインのセミナーで必要な準備はどれくらい?

実際、オフラインで行う会場を利用したセミナーの場合、どれくらいの準備が必要となるのでしょうか。まず、第一に必要なのは会場の手配です。一言に会場の手配と言いましたが、この準備には多くのクリアしなければならない要素があります。

一つは、参加人数に合った会場を選ばなければならないということです。参加人数に対して会場が狭すぎれば最悪参加できない人が出てしまいますし、逆に大きすぎても、今度は席に空きが出るなどまるでそのセミナーの人気がないように見える状態になってしまいます。参加人数に応じた適度な会場を手配することは、実はなかなか手間のかかる準備なのです。

参加人数ということに付け加えると、その募集人数は開催場所を考慮した上で行わなければなりません。例えば交通アクセスの良い東京では100人が集まったとしても、交通手段の乏しい地方などで開催する場合は100人を集めることは困難です。

このように開催場所を考慮した参加者募集も、会場を利用したセミナーの手間のかかる要素として挙げられるでしょう。

また、参加者に配る資料の準備も必要です。小規模なセミナーであればそこまで負担にはならないかもしれませんが、大規模なセミナーとなると資料の印刷だけでも多くの時間と手間がかかります。加えて、ワークショップ型などセミナーの形態によっては、参加者に対し筆記用具や飲み物の用意を行わなければならない場面も出てきます。

こうしたセミナー開催に伴う様々な道具の準備が必要なことも、会場を利用したセミナーにかかる手間と言えるでしょう。以上のような準備で全てではなく、セミナー開催直前のタイミングでは、参加者の出席確認などを行う必要もあります。遅れてきた人に席の案内をするなど、開催の直前から開催中も様々な手間がかかるのです。

 

体力の必要な会場を利用したセミナーよりも、webセミナーなら手軽に開催できる

会場を利用したセミナーでは、準備だけではなく、その開催終了後にも手間がかかる場合があります。それは、セミナーが終わった後の会場の撤去作業を行う場合です。準備からその撤去まで行うとなると、会場を利用してのセミナーは非常に体力が必要です。

セミナーだけを行えばいいのではなく、多くの担当者はその他の業務を行いながら、セミナーの準備を進める必要があります。そうした場合、業務効率を考えると、不要な準備や手間は少しでも省略していかなければなりません。

手軽な準備で行うことのできるwebセミナーは、そうした効率化を考えた際の有力な選択肢となり得るでしょう。